RentHQDigitale huurcontracten die vastzitten aan je boeking, auto en borg
RentHQ genereert huurcontracten die automatisch gevuld worden met de gegevens van de gekozen auto en huurder. De huurder tekent digitaal — op locatie of vooraf via het klantportaal.
Gratis startenRentHQ genereert digitale huurcontracten die automatisch gevuld worden met de gegevens van de gekozen auto en huurder. Je gebruikt je eigen contract: je uploadt je eigen PDF en geeft eenmalig aan waar de gegevens moeten komen, daarna staat het klaar voor elke verhuur. De huurder tekent digitaal — op locatie bij de uitgifte, of vooraf vanuit zijn eigen klantportaal. Het getekende contract staat daarna in het klantportaal, waar de huurder het altijd kan downloaden. Anders dan losse handtekeningtools zoals DocuSign zit het contract bij RentHQ vast aan de boeking, het voertuig, de inspectie en de borg — één flow in plaats van losse documenten.
Waarom een los ondertekend document niet genoeg is
Veel verhuurders regelen hun contracten met een losse handtekeningtool of een Word-document dat ze elke keer opnieuw aanpassen. Dat werkt, maar het staat los van de rest van je verhuur. Je tekent een document, maar de auto, de huurder, de periode en de borg leven ergens anders — in een boekingssysteem, een Excel-sheet of je hoofd.
Bij voertuigverhuur wil je juist dat het contract vastzit aan de rest. Welke auto, welke huurder, welke periode, welke staat bij uitgifte, welke borg — dat hoort in één samenhangend geheel, niet in losse documenten die je handmatig aan elkaar knoopt.
Hoe digitale contracten werken in RentHQ
Je eigen contract, jouw voorwaarden
Je hoeft je niet aan te passen aan een standaardcontract. Je uploadt je eigen huurcontract als PDF en geeft eenmalig zelf aan waar de gegevens moeten komen — kenteken, huurperiode, prijs, borg, huurdergegevens. Dat doe je één keer; daarna staat je contract klaar voor elke volgende verhuur. Kom je er niet uit? Dan helpen we je persoonlijk met het instellen.
Daarna vult RentHQ de gegevens automatisch in
Bij een nieuwe verhuur kies je de auto en de huurder, en RentHQ vult de gegevens automatisch op de plekken die je hebt aangegeven. Geen knip- en plakwerk, geen vergeten velden.
Tekenen kan op locatie of vooraf
Staat de klant aan de balie? Dan tekent hij digitaal ter plekke, op een scherm of telefoon. Komt hij later? Dan tekent hij vooraf vanuit zijn klantportaal — hij krijgt de link automatisch in zijn mail bij het boeken.
Het contract staat in het klantportaal
Na ondertekening staat het getekende contract in het portaal van de huurder. Hij kan het daar altijd downloaden. Jij hoeft niks na te sturen, en de huurder heeft zijn contract altijd bij de hand.
Het contract hoort bij de hele verhuur
Het contract staat naast de boeking, de auto, de digitale in- en uitgifte en de borg. Staat van het voertuig bij uitgifte, foto's, kilometerstand — het hangt allemaal samen. Ontstaat er later discussie, dan heb je het complete plaatje op één plek.
Zo werkt het in RentHQ
Van template instellen tot getekend contract in vier stappen:
Upload je eigen contract
Je uploadt je eigen huurcontract als PDF en geeft eenmalig zelf aan waar de gegevens moeten komen — kenteken, huurperiode, prijs, borg, huurdergegevens. Kom je er niet uit? Dan helpen we je persoonlijk.
RentHQ vult automatisch in
Bij een nieuwe verhuur kies je de auto en de huurder, en RentHQ vult de gegevens automatisch op de plekken die je hebt aangegeven. Geen knip- en plakwerk, geen vergeten velden.
Tekenen op locatie of vooraf
De huurder tekent digitaal — aan de balie op een scherm of telefoon, of vooraf vanuit zijn klantportaal.
Contract staat in het klantportaal
Na ondertekening staat het getekende contract in het portaal van de huurder, altijd te downloaden.
RentHQ versus een losse handtekeningtool
Een tool als DocuSign is sterk in handtekeningen — maar het blijft een los document, geen verhuurbeheer.
| Onderdeel | DocuSign (los) | RentHQ (geïntegreerd) |
|---|---|---|
| Los document laten tekenen | Ja, sterke kernfunctie | Ja, ingebed in de verhuurflow |
| Koppeling met boeking en voertuig | Nee, los document | Ja, contract zit vast aan boeking en auto |
| Auto-invullen kenteken, periode, prijs, borg | Handmatig aanleveren | Automatisch vanuit de boeking |
| Koppeling met digitale in- en uitgifte | Nee, elders bijhouden | Ja, inspectie en foto's erbij |
| Borg gekoppeld aan contract | Nee, los afhandelen | Ja, borg en contract samen |
| Getekend contract in klantportaal | Mail met bijlage | Altijd downloadbaar in portaal |
Voor wie is dit
Voor kleine en middelgrote voertuigverhuurders die af willen van losse Word-contracten en handmatig aangepaste documenten. Auto's, bestelbussen, campers, verhuiswagens — of leenauto's bij een autobedrijf. Niet voor grote ketens met eigen maatwerksystemen.
Veelgestelde vragen over digitale huurcontracten
Kan de huurder vooraf tekenen, of moet dat aan de balie?
Allebei kan. De huurder kan digitaal tekenen op locatie bij de uitgifte, of vooraf vanuit zijn klantportaal. De link naar het portaal krijgt hij automatisch in zijn mail wanneer hij boekt.
Worden de contracten automatisch ingevuld?
Ja. Je stelt je contracttemplate één keer in met placeholders. Bij een verhuur kies je de auto en de huurder, en RentHQ vult de gegevens automatisch in — kenteken, huurperiode, prijs, borg en huurdergegevens.
Waar vindt de huurder zijn contract terug?
In zijn klantportaal. Het getekende contract staat daar en kan altijd worden gedownload. Je hoeft niets handmatig na te sturen.
Is dit hetzelfde als DocuSign?
Nee. DocuSign is een losse handtekeningtool. Bij RentHQ zit het contract vast aan de boeking, de auto, de inspectie en de borg — het is onderdeel van je verhuurbeheer, geen los document.
Kan ik mijn eigen contract gebruiken?
Ja. Je gebruikt je eigen huurcontract met je eigen algemene voorwaarden — je bent niet gebonden aan een standaardcontract. Je stelt het één keer in met placeholders, en RentHQ vult daarna de auto- en huurdergegevens automatisch op de juiste plekken in. Zo houd je je vertrouwde contract, maar dan digitaal en zonder handwerk.
Gerelateerde onderwerpen
Klaar om te starten?
Probeer RentHQ gratis. Geen creditcard nodig. Binnen 5 minuten aan de slag.